ホールや会議室、リハーサル室を主催者として利用する場合の手続きは、愛知県の自治体が共同で導入している「あいち共同利用型施設予約システム」を通じてオンラインで行うか、会館受付窓口で直接申請します。大ホールの利用申し込みは通常、利用日の1年前の初日から受付がスタートするため、大規模な発表会や定期演奏会を計画している団体は早期のスケジュール確保が推奨されます。
気になる利用料金は、公立ホールならではのリーズナブルな価格設定です。午前・午後・夜間・全日の区分ごとに明確に定められており、冷暖房費や照明・音響などの付属設備利用料を合算して精算します。さらに、社会教育関係団体や学校教育活動、福祉目的の集会などで使用する場合には、利用料金の減免規定が設けられています。申請事由によって使用料が50％免除または全額免除となる場合があるため、該当する団体は企画段階で事務室へ減免申請書の提出要件を相談しておくと予算を大幅に圧縮できます。
