口頭での報告・謝罪と並行して、証跡を残すための謝罪メールや、社内手続きとしての始末書作成が必要になるケースもあります。相手に誠意と迅速さを伝える文面パターンを押さえておきましょう。
社外向け：データ誤送付・内容間違いの謝罪メール例文
件名：【重要・お詫び】送信メールの記載誤りに関するお詫びと訂正のお願い（〇〇株式会社・山田）
〇〇株式会社
営業部 〇〇様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇の山田でございます。
先ほど〇時〇分にお送りいたしました「〇〇プロジェクトに関するお見積書」につきまして、記載金額に誤りがございました。
〇〇様には多大なるご迷惑とご混乱をお招きしましたことを、深くお詫び申し上げます。
大変恐縮ではございますが、先ほどのメールおよび添付ファイルにつきましては、破棄していただけますようお願い申し上げます。
本メールに正しいお見積書を再添付いたしましたので、こちらをご確認いただけますと幸いです。
今後は送信前の複数名によるチェック体制を徹底し、再発防止に努めてまいります。
略儀ではございますが、取り急ぎメールにて深くお詫び申し上げます。
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株式会社〇〇 営業部 山田太郎
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始末書の書き方：必須となる5つの骨子
社内規定により始末書の提出が求められた場合、反省の感情を書き連ねるのではなく、事象の客観的経緯と再発防止のシステム化を論理的に記述します。
- 発生日時・場所・当事者：いつ、どこで、誰が起こしたか
- 事象の詳細：何がどう狂い、どのような損害・影響が出たか
- 発生原因の分析：個人の不注意だけでなく、プロセスのどこに穴があったか
- 事後対応の経過：発覚後にどのような応急処置を行ったか
- 再発防止策：二度と同じミスを起こさないための具体的な仕組み・チェック体制
