内定辞退で最も重要な鉄則は、「他社への入社を決めたその日のうちに連絡を入れること」です。連絡が遅れれば遅れるほど、企業側の補填採用は困難になり、担当者の心象を悪化させます。連絡は「まず電話、その後に文面（メール）を残す」のが社会人としての基本作法です。
【電話での話し方】切り出し方と対話のスクリプト
電話をかける時間帯は、企業の始業直後や昼休み、終業直前を避け、10:30〜11:30、または14:00〜16:30が適しています。
【電話スクリプト】 「お世話になっております。貴社より内定をいただいております、〇〇大学の［氏名］と申します。採用担当の［担当者名］様はいらっしゃいますでしょうか」
（担当者に代わった後）
「［担当者名］様、今お電話よろしいでしょうか。本日は、大変心苦しいご報告がありお電話いたしました。先日内定承諾書を提出させていただきましたが、その後の慎重な熟考の末、大変恐縮ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
これまで多大なるお時間を割いていただき、温かい評価を頂戴しながら、このようなご迷惑をおかけする形となり、誠に申し訳ございません」
担当者から辞退理由を尋ねられた際は、「他社との競合」を露骨にアピールするのではなく、「自身の適性と将来のキャリア像を改めて見つめ直した結果、別の分野で挑戦したいという思いが勝ったため」と、自身の軸に基づいた回答に留めるのが角を立てないコツです。他社名を無理に明かす義務はありません。
【内定辞退メール例文】証拠を残すための文面
電話が不在だった場合や、電話口で謝罪を伝えた直後の確認として、必ず文面でのメール送信を行います。民法上の解約申し入れの客観的な証拠となります。
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
人事部 採用担当 ［担当者名］様
お世話になっております。
貴社より内定をいただいております、〇〇大学［学部名］の［氏名］です。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。
（※電話がつながった後の場合は：「先ほどはお電話にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。」）
この度は、採用内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。
内定承諾書を提出させていただきながら、大変心苦しい限りではございますが、一身上の都合により内定を辞退いたしたくご連絡申し上げました。
就活を進める中で自身の適性を今一度深く見つめ直しました結果、別の道に進む決断をいたしました。
これまで［担当者名］様をはじめ、社員の皆様には選考を通じて温かいお心配りをいただきましたこと、心より深く感謝申し上げます。
それにもかかわらず、貴社のご期待を裏切る形となってしまい、多大なるご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
本来であれば貴社へ直接お伺いし、お詫び申し上げるべきところではございますが、メールでのご連絡となりました無礼をお許しください。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展と、社員の皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
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氏名（ふりがな）
大学名・学部・学年
郵便番号・住所
電話番号（携帯）
メールアドレス
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