主催者が最もシビアにチェックすべき要素がコストと予約スキームです。民間オフィスビルのレンタルスペースやシティホテルの宴会場と比較した際、広島YMCA国際文化センターの貸会議室料金は極めてコストパフォーマンスに優れています。
貸室は、10名〜20名規模の小会議室から、40名〜80名収容の中規模室、100名以上を収容する大会議室まで多彩にラインナップ。利用枠は原則として「午前（9:00〜12:00）」「午後（13:00〜17:00）」「夜間（18:00〜21:00）」の3区分、あるいは終日利用の単位で設定されています。平日の小規模会議室であれば数千円台から、国際文化ホールを終日借り切った場合でも、民間の大規模コンベンションホールに比べて経費を半分から3分の1程度に圧縮できる水準が保たれています。
予約フローについては、ホール利用の場合は利用日の1年前から、通常の貸会議室は6カ月前〜3カ月前から申込み受付が開始されるのが通例です。気になる広島YMCA国際文化ホールの空き状況は、週末や学会シーズン（春・秋）を中心に早期に埋まる傾向が強いため、公式受付窓口への電話あるいは公式Webフォームからの事前照会が欠かせません。仮予約を経て所定の利用申込書を提出し、内金（予約金）または利用料の支払いを完了させることで本契約となります。
