折り返し電話において最も緊張が走るのは、相手が受話器を取った直後の数秒間です。ここで慌てずに要件を伝えるためには、「名乗り」「折り返しの旨」「通話可否の確認」という3段階のステップを踏むのが鉄則です。
相手の部署名や担当者名が判明している場合の標準的な切り出し方の例文は以下の通りです。
【標準的なビジネス例文】
「いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の［自分の名前］と申します。先ほど、〇〇部の［相手の名前］様からお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。［相手の名前］様はいらっしゃいますでしょうか？」
担当者本人が電話口に出た際には、スムーズに本題へ移行します。
【担当者本人が出た場合の例文】
「株式会社〇〇の［自分の名前］です。先ほどはお電話をいただいたにもかかわらず、出られずに大変失礼いたしました。今、お時間を2〜3分ほどいただいてもよろしいでしょうか？」
このように、「電話をもらったことに対する感謝と謝意」を述べた上で、「今話して大丈夫か」という相手の都合を尋ねるワンクッションを入れるだけで、相手に与える安心感と信頼感は格段に高まります。
