ビジネスマナーに関する実態調査や秘書業務の現場ヒアリングによると、手紙や一筆箋を受け取ったビジネスパーソンの約84％が「手書きの一言や適切な季節の挨拶があることで送り手への信頼度が高まる」と回答しています。電子メールやチャットツールが主流となった環境下だからこそ、紙の手紙が持つ訴求力は際立っています。
しかし一方で、形式だけをインターネットから丸写しした手紙は、受け手にすぐに見抜かれてしまいます。現場で「好印象」と評価される手紙と、「敬遠される手紙」の分岐点はどこにあるのでしょうか。
相手の「地域環境」に寄り添えているか
日本列島は南北に長く、梅雨入りの時期や猛暑の度合い、台風の影響などは地域によって大きく異なります。例えば、北海道には梅雨がなく、南西諸島は6月中旬には梅雨明けを迎えます。東京の気候だけを基準にして「連日の梅雨空が続いておりますが」と北海道の取引先に送ってしまうと、違和感を与えてしまいます。
相手の所在地の気候や近況を念頭に置き、「そちらでは連日厳しい暑さが続いていると伺っております」といった具体的な共感フレーズを1行差し込むだけで、血の通った手紙へと昇華されます。
「夏の結びの言葉」で余韻を残すテクニック
手紙の最後を締めくくる結びの言葉は、全体の印象を整える重要なパーツです。「夏の結びの言葉」は相手の健康を祈るフレーズ（健康祈願）や今後の活躍を祈る表現でまとめます。
【ビジネス向け結びの言葉】
- 「厳しい暑さが続きます折、貴社ますますのご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。」
- 「猛暑の折、どうぞ体調を崩されませぬようご自愛くださいませ。」
- 「残暑なお厳しき折柄、皆様のいっそうのご活躍をお祈り申し上げます。」
【プライベート向け結びの言葉】
- 「夏風邪など召されませぬよう、くれぐれもお体を大切にお過ごしください。」
- 「冷たいものの摂りすぎにご注意いただき、楽しい夏休みをお過ごしくださいね。」
- 「秋風が立つ頃、またお目にかかれますことを心より楽しみにしております。」
