退院証明書のもらい方は極めてシンプルです。原則として患者自身が事前の申込書を書く必要はなく、退院当日の退院会計時に会計窓口から領収書や診療明細書とともに手渡されます。
ただし、急な退院決定で医事課のデータ処理が間に合わない場合や、休日・夜間に退院手続きを行う場合は、当日に現物を受け取れないケースが存在します。その際は「後日郵送」または「次回外来診察時の医療機関窓口での発行受取」となるため、退院手続きの際に看護師や医療事務スタッフへ確認しておく必要があります。
書類の形式に関しては、厚生労働省が定める退院証明書様式テンプレート（省令準拠フォーマット）がベースになっています。全国どの医療機関であっても、記載される必須項目は以下の通り統一されています。
- 患者基本情報：氏名、生年月日、被保険者証の記号・番号
- 入院基本情報：入院年月日、退院年月日、実入院日数
- 医療機関情報：病院名、所在地、開設者印または病院長印
- 病棟・傷病分類：入院していた病棟（一般病棟、療養病棟、回復期リハビリテーション病棟など）および主たる傷病名（ICD-10コード等に基づく病名区分）
- 退院事由：治癒、軽快、転院、死亡などの区分
自由記述の欄はなく、選択式や日付データで構成されているため、どの病院でも統一された基準で機械的に作成・発行されます。
