ビジネスメールとSlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットツールでは、求められるレスポンスの性質が大きく異なります。ツールごとの使い分けと、相手に不快感を与えない返信テクニックを整理します。
1. 格式が重視されるビジネスメールの場合
社外の取引先や上司に対する正式な業務連絡では、「承知いたしました」または「かしこまりました」の一択です。これらに加えて、理解した内容を具体的に復唱する「サマリー返信」を行うと、認識の齟齬を防ぎつつ高い信頼性を獲得できます。
（文面例）：
「ご連絡ありがとうございます。ご指示いただきました〇〇の修正案について、承知いたしました。本日17時までに再提出いたします」
2. スピードが命となるビジネスチャットの場合
チャットツールでは長文の挨拶が敬遠される傾向があります。直属の上司やチーム内での軽微な業務連絡であれば、「承知いたしました！」やスタンプ機能での返信を容認する組織が増加しています。しかし、初対面の相手や役員、クライアントが同席するグループチャンネルでは、略式であっても「了解」は避け、「承知いたしました」「かしこまりました」を維持するのが鉄則です。
