封筒の表面および裏面への墨入れは、受け取る相手に対する敬意と、事務手続きを円滑に進めるための機能性が求められます。白無地の和封筒を使用し、文字はすべて縦書きで配置するのが標準規格です。
表書きは、封筒の中央線よりもやや上部の位置から書き始めます。文字の大きさは縦2cm〜3cm程度を目安に、封筒全体の天地左右に対して均等な余白を確保しながら、堂々と「退職届」（または「退職願」）と楷書で記入します。文字が小さすぎると事務的な領収書のように見え、大きすぎると威圧感を与えるため、封筒の中央に落ち着くバランスを意識してください。
裏書きは、開封口の左下部分に配置します。継ぎ目（背の折り返し）を挟んで、右側に所属部署名（例：「営業部 第一営業課」）、左側に自身の氏名をフルネームで記載します。住所の記載については、直接手渡しする場合は住所を省略し「部署名と氏名のみ」とするのがスマートな作法です。一方、郵送で提出する際には、郵便事故時の差出人確認を兼ねるため、氏名の右上に現住所を漢数字を用いて縦書きで明記します。
