手紙でお礼状を送る場合、基本的な書式マナーを押さえておくことが信頼につながります。ビジネスシーンの手紙では、白無地または薄い罫線入りの便箋に縦書きで書くのが正式なスタイルです。
筆記具には、黒の万年筆やゲルインクボールペン（0.5mm〜0.7mm程度）を選びます。消せるボールペンや薄いインクのサインペン、鉛筆の使用は厳禁です。
手紙の基本構成は以下の流れで組み立てます。
1. 頭語と時候の挨拶：冒頭は「拝啓」から始め、その時期に合わせた時候の挨拶（例：新緑の候、初秋の候など）を続けます。
2. 内定への感謝：面接への同席や内定を出していただいたことに対する率直な御礼を述べます。
3. 入社への決意・抱負：選考を通じて感じた企業の魅力や、入社後にどのように貢献したいかを具体的に綴ります。
4. 結びの挨拶と結語：企業の発展を祈る言葉を添え、最後は「敬具」で締めます。
5. 後付：日付、自身の氏名、相手の会社名・部署名・役職・氏名を記載します。
郵送用の封筒は「和封筒（白・長形4号または長形3号）」を使用し、宛名は中央に大きく丁寧に書きます。会社名は略さず「株式会社」と明記し、役職や氏名の後には必ず「様」（部署宛の場合は「御中」）を付けます。裏面左下には自身の郵便番号、住所、氏名を忘れずに記載してください。
