社外向けに異動の連絡を入れる際、最も注意すべきは「社内規定における公式辞令の発令日」と「実際の送信日」のタイムラグです。一般的に、社内での内示が出た直後は情報統制が敷かれており、取引先であっても口外することはコンプライアンス違反にあたります。必ず社外への情報公開が解禁された後に行動を起こさなければなりません。
一般的な送信時期の目安は、異動日（または最終出社日）の2週間前から10日前とされています。この期間を設定する理由は、後任者を交えた対面やオンラインでの引き継ぎアポイントメントを組む猶予を相手に与えるためです。最終出社日の直前（前日や当日）に送るケースも見られますが、これは挨拶回りが完了している取引先への「受領確認・最終挨拶」としての位置付けであり、最初の通知としては遅すぎるため注意が必要です。
もし異動に伴って現職の業務を急きょ離れる場合でも、最低でも1週間前には連絡を入れ、業務引き継ぎのスケジュールと連絡窓口を明確に提示することがビジネスマナーの最低条件となります。
