訂正印を用いた修正の基本は、「誰が見てもどこをどう直したのかが明確であること」に尽きます。修正液や修正テープの使用は改ざんを疑われる原因となるため、ビジネス文書や公的書類では一切認められません。
修正を行う際は、まず間違えた箇所に定規を使って丁寧な二重線を引きます。横書きの文書であれば文字の中央を貫くように水平の二重線を引き、縦書きであれば垂直の二重線を引くのが基本作法です。フリーハンドで引いた歪な線は、だらしない印象を与えるだけでなく、元の文字の視認性を損なうため避けてください。
正しい文言は、横書きなら二重線を引いた文字の「真上」、縦書きなら「右側」の余白に記入します。訂正印を押す位置は、修正箇所の近く（上部または右側の余白）か、引いた二重線に少し重なる位置が通例です。
さらに厳格な契約書などでは、欄外や二重線の近くに「削除〇字 加筆〇字」といった文字数の記入方法が求められます。例えば2文字を消して3文字足した場合、「二字削除 三字加筆」と明記した横に押印することで、後からの不正な改ざんを完全に防ぐ仕組みになっています。
