立て替えた代金を会社へ請求する際、最大の関門となるのが証憑の形式です。立て替え領収書の宛名は、個人名ではなく「会社の正式名称（株式会社〇〇など）」で発行してもらうのが大原則です。「上様」や「宛名なし（空欄）」は、消費税法上の仕入税額控除の要件において原則として認められません（小売業や飲食業など一部の特例を除く）。
実践的な経費精算のやり方としては、支払いの瞬間にインボイス登録番号（Tから始まる13桁の番号）が記載された適格請求書・領収書を受領し、速やかに経理システムへスキャン・申請する動線を作ることが不可欠です。保管がルーズになり、感熱紙のレシートが擦れて文字が読めなくなると、経理側で処理できず自腹を切る事態に陥ります。
さらに厳格に守るべきは立替金精算期限です。一般的な社内規程では「発生当月内」または「発生から1か月以内」と定められています。会計期間（事業年度）を跨いで翌期に持ち越された領収書は、税務上の損金算入が認められなくなる恐れがあり、会社から精算を拒否される正当な理由になり得ます。
また、個人のクレジットカード経費立替を利用する際の盲点にも注意を払う必要があります。カード利用明細（WEB明細）は取引事実を証明する補助書類に過ぎず、正式な領収書や適格請求書の代わりにはなりません。店舗から渡されるレシート形式の領収書を必ず保管してください。さらに、高額な経費立替によって個人カードに付与されるポイントについて、社内規程で「個人の私的取得を禁止」または「ポイント還元分を差し引いて精算」と明記されている企業も存在します。規程違反として懲戒対象になるリスクを避けるためにも、事前の確認が不可欠です。
