証明写真には厳格な規格が存在します。基本ルールを逸脱した写真は、それだけで「募集要項を遵守できない」と判断されかねません。撮影および提出前に必ず押さえておくべき基準を整理します。
規定サイズは「縦40mm×横30mm」が日本国内における履歴書の標準規格です。パスポート用（縦45mm×横35mm）や運転免許証用（縦30mm×横24mm）とはサイズが異なるため、手持ちの写真を流用して枠線からはみ出したり、小さすぎたりする状態は厳禁です。ミリ単位のズレも悪目立ちするため、専用のカッターや定規を用いて正確に切り抜く必要があります。
写真の有効期限は「原則3ヶ月以内」（長くても6ヶ月以内）と定められています。これは現在の容姿と一致していることを担保するためです。髪型を大きく変えた場合や、眼鏡の有無、体型の変化があった場合は、3ヶ月以内であっても撮り直すのが鉄則です。
紙の履歴書に写真を貼る際は、写真裏面に「油性ペンで氏名・撮影日」を記入します。万が一、郵送中や選考途中に糊が剥がれて写真が落ちてしまった場合でも、誰の写真かを即座に特定できるようにするためのリスク管理マナーです。貼付には液状のりではなく、シワになりにくいスティックのりや強力両面テープを使用するのが適切です。
近年主流となったWebエントリー用写真データについては、アスペクト比「4:3」（推奨解像度：縦560×横420ピクセル以上）、ファイル容量は2MB以内（形式はJPEGまたはPNG）で準備するのが一般的です。応募先企業のシステム指定に従い、画質が粗くならないよう適切なトリミングを行ってください。
