かつては「PDFをそのままExcelに埋め込むのが当たり前」でした。しかし、何枚ものPDFを埋め込んだ結果、ファイルサイズが数十メガバイトに膨れ上がり、開くだけでフリーズするExcelシートが量産されてきました。2026年のオフィスシーンでは、こうした「重いファイル」の共有はマナー違反とみなされることもあります。
現在主流となっているのは、Microsoft Copilotなどの生成AIアシスタントを活用したデータ連携です。クラウド上に置いたPDFのURLをExcelに認識させるだけで、AIがPDF内の必要な情報だけを要約し、Excelのセルに自動入力してくれます。PDFそのものを「貼り付ける」のではなく、必要な「情報だけを抽出して同期する」のが、これからのスマートな働き方です。
