取引先の担当者や社内から訃報メールが届いた際は、訃報連絡を受け取ってから数時間以内、遅くとも当日中の返信が基本です。業務連絡とは切り離し、簡潔かつ敬意を込めた文面を組み立てます。
件名には「【お悔やみ】〇〇株式会社・氏名」のように要件と発信元を一目で分かるように明記し、本文では故人との関係性に応じた敬称（ご尊父様、ご母堂様など）を用います。
【取引先の親族訃報に対する返信文例】
件名：【お悔やみ】〇〇株式会社 営業部 〇〇
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
〇〇様のご尊父様のご逝去を知り、大変驚いております。
心よりお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様におかれましては、深い悲しみの中にいらっしゃることとお察しいたします。
略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。
なお、大変な時期と存じますので、本メールへのご返信には及びません。
どうぞご自愛専一にお過ごしください。
