表面の宛名書きは、第一印象を大きく左右する最重要項目です。文字の配置や敬称の使い方には、明確なルールが存在します。
特に問い合わせが多いのがハローワークの紹介状を同封する封筒の書き方です。郵便番号枠がある場合は枠内に正確に記入し、ない場合は封筒の右上部にバランスよく記載します。住所は都道府県名から省略せずに書き、ビル名や階数まで正確に縦書きで記すのが作法です。
宛名において最も注意が必要なのが、紹介状の宛名における「御中」と「様」の使い分けです。会社名や部署名宛てに送る場合は組織に対する敬称である「御中」を使い、特定の個人（採用担当者や面接官など）宛てに送る場合は「様」を使用します。
- 部署宛ての場合：「〇〇株式会社 人事部 採用担当 御中」
- 個人名が判明している場合：「〇〇株式会社 人事部 採用担当 山田太郎 様」
- 担当者名が不明な個人宛ての場合：「〇〇株式会社 採用ご担当者 様」
ここで絶対にやってはいけない誤りが「〇〇株式会社 御中 山田太郎 様」のように、御中と様を重ねて二重敬称にしてしまうことです。宛名の左下には、封入物が一目で分かるよう赤色の油性ペンで「応募書類在中」または「ハローワーク紹介状在中」と記載し、定規を使って四角い枠線で囲んでおきます。
