封筒の内部構造と裏面の仕上がりも、採用担当者が応募者の事務処理レベルを測る重要な指標です。まずは郵送時に不可欠となる添え状送付状の書き方見本と構成順序を確認します。
添え状は、ビジネスレターの基本原則に則り、右上に「投函日（西暦または和暦で統一）」、左上に「提出先企業名・部署名・役職名」、右下に「差出人の連絡先（郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、氏名）」を配置します。中央に「応募書類の送付につきまして」と標題を掲げ、頭語（「拝啓」）から時候の挨拶、応募の経緯、結語（「敬具」）へと続けます。最後に中央に「記」と記し、同封した書類（履歴書 1通、職務経歴書 1通など）のリストを箇条書きにして「以上」で締めます。
同封する書類は、上から「1. 添え状」「2. 履歴書」「3. 職務経歴書」「4. その他の提出書類（ポートフォリオや推薦状など）」の順に整然と重ねます。そして、これらすべてを無色透明・新品のA4クリアファイルに挟み込みます。この時のクリアファイルの向きと入れ方にも鉄則があります。クリアファイルの開いている側（右側および上側）が、書類の天（上部）および右側と一致するようにセットし、封筒の表面に対して書類の表面が向くように挿入します。これにより、担当者が封筒から引き出した瞬間に、天地が正しく揃った添え状の冒頭が視界に入ります。
裏面には、裏面の差出人情報と提出日を記載します。封筒裏面の左半分に、郵便番号、住民票通りの正確な住所、氏名（戸籍上の正確な漢字）、連絡のつきやすい電話番号を縦書きで記します。左上部には、郵送の場合は「投函日」、手渡しの場合は「持参日」の日付を忘れずに添えます。
書類を収めたら、封じめの〆印と糊付けルールに従って封緘します。水分の多い液体のりを使うと封筒が波打って不格好になるため、テープのりや両面テープ、または高品質なスティックのりを用いて平滑に接着します。セロハンテープでの仮止めは絶対に禁止です。確実に接着した後、フラップ（蓋）の中央の合わせ目に、黒ペンでしっかりと「〆」（しめ）を書き入れます。これは「確実に封印し、途中で第三者に開封されていない」ことを証明する伝統的なセキュリティサインです。カタカナの「メ」やバツ印「×」に見えないよう、筆順と形状に細心の注意を払ってください。
