日々の運行において、SNSや質問掲示板には大宮駅での乗り換えに関する悲痛な叫びや、現場を歩いたからこそわかる生々しい体験談が数多く投稿されています。
ネット上の投稿や現地取材で確認された利用者の証言を検証すると、特に目立つのが「地下ホームからの乗り換えにおける絶望感」です。
「埼京線から新幹線へ乗り換え10分という乗り換え案内を信じて大宮に来たら、地下から延々と続くエスカレーターの列に阻まれて完全にアウトだった。走ろうにも人が多くて追い抜きもできず、目の前で新幹線の扉が閉まった」（30代会社員・出張時の投稿）
「週末のエキュート付近は買い物客でごった返していて、大きなキャリーケースを引いていると直進すら困難。案内サインを見上げる余裕がなく、気がついたら在来線の東口改札から外へ出そうになっていた」（40代旅行者）
こうしたトラブルの引き金になりやすいのが、大宮駅新幹線エレベーター位置の制約です。車椅子利用者やベビーカーを押す保護者、特大スーツケースを携帯するインバウンド客にとって、エレベーターの配置は死活問題となります。
大宮駅在来線ホームのエレベーターは各ホームのやや北寄りに設置されていることが多いのに対し、新幹線のエレベーターは乗換改札を入った奥側に点在しています。エレベーターを利用して地上ホームから2階コンコースへ上がり、さらに新幹線乗換改札を通過して3階新幹線ホーム行きのエレベーターを待つとなると、待ち時間だけで5〜8分を要することも珍しくありません。エレベーター必須の動線計画を立てる場合は、大宮駅新幹線乗り換え時間として最低でも20分から25分を見積もるのが安全です。
また、乗車前のきっぷ購入や変更に関わる大宮駅新幹線みどりの窓口営業時間も見逃せない要素です。JR東日本が進める窓口集約方針に伴い、大宮駅でも有人窓口の営業体制が見直されています。現在、みどりの窓口は中央改札付近で営業（一般的な営業時間は朝6:00から21:00まで）していますが、朝夕のラッシュ時や連休初日には長蛇の列が形成されます。
現場では多機能券売機や「話せる指定席券売機」の利用が推奨されているものの、機械操作に不慣れな利用者が券売機前で立ち往生する光景も日常化しています。窓口で発券や座席変更を行う予定があるならば、乗り換え時間とは別枠でさらに15〜20分のバッファを組み込んでおく必要があります。
