認知心理学や業務改善の専門家への取材を総合すると、要領が悪い状態とは「脳のハードウェア（知能）の欠陥」ではなく、「脳のソフトウェア（タスク処理の設計）の取り扱いミス」に過ぎないことが分かります。具体的には、日々の行動パターンにおいて以下の3つの致命的な共通点が観察されます。
第1に、「目的と手段の履き違え」です。会議資料の作成を例にとると、目的は「意思決定者に素早く判断してもらうこと」であるはずなのに、要領が悪くなっている人は「見栄えの良いスライドを美しく整えること」そのものを自己目的化してしまいます。手段が目的にすり替わった瞬間、無駄な作業が際限なく増殖していきます。
第2に、優先順位がつけられない心理的原因です。「すべてが重要に見えてしまう」という認知の歪みは、失敗を過度に恐れる心理と直結しています。優先順位をつけるという行為は、裏を返せば「何かを切り捨てる（劣後順位を決める）」決断を伴います。責任感が強すぎる人は「切り捨てた部分でミスが起きたらどうしよう」と不安になり、結果としてすべてのタスクに等しく全力を注ごうとしてパンクしてしまいます。
第3に、「心理的バウンダリー（境界線）の曖昧さ」です。他者からの頼まれごとを断れず、自分のキャパシティを超えているにもかかわらず「大丈夫です」と引き受けてしまう。他人の仕事まで抱え込んだ結果、本来自分が果たすべき本質的な職務が後回しになり、チーム全体のボトルネックになってしまうという皮肉な結末を迎えます。
