ビジネス文書の送付状や稟議書で頻出するのが、項目の文字数が異なるケースです。例えば「日時」「担当者」「連絡先」「振込指定口座」のように、2文字・3文字・4文字・6文字が混在している場合、末尾を揃えるのは至難の業に見えます。
この問題をスマートに解消するのが、Word均等割り付けの設定手順です。
まず、揃えたい項目の中で最も文字数が多い単語（例：「振込指定口座」の6文字）を確認します。次に、揃えたい短い単語（例：「日時」の2文字）をドラッグして選択します。この際、行末の改行マーク（⏎）まで一緒に選択してしまうと行全体に均等割り付けが適用されて文字が極端に広がってしまうため、文字部分だけを慎重に選択するのが重要なコツです。
選択した状態で、［ホーム］タブの［均等割り付け］ボタン（Aの上に両矢印があるアイコン）をクリックします。「文字の均等割り付け」ダイアログが表示されたら、新しい文字列の幅に最大の文字数である「6字」を入力して［OK］を押します。これだけで、「日 時」のように美しい間隔が自動計算され、文字数の異なる見出しの開始位置と終了位置が完璧に一致します。
さらに、複数行にわたる箇条書きを美しく見せるためには、Wordインデント位置の統一が欠かせません。2行目以降の文字の頭を1行目の見出しや番号の直後に揃える「ぶら下げインデント」を設定しておくことで、改行のたびにスペースを挿入する危険を排除し、万全なWord文書レイアウト崩れ対策を確立できます。
