TKP赤坂カンファレンスセンターを利用するにあたり、最もトラブルになりやすいのが「予約手続き」と「契約条件」の確認不足です。
まず、TKP赤坂カンファレンスセンターの空室予約状況は、企業の決算期（3月・9月）や新入社員研修シーズン（4月〜5月）、株主総会集中日などに予約が殺到します。人気の大型ホールや使い勝手の良い中会議室は、半年〜1年前から仮押さえが入るケースも珍しくありません。「空室照会中」のステータスであっても、他社との競合状況によって即日埋まってしまうことがあるため、開催候補日が決まり次第、迅速な一次問い合わせが求められます。
さらに厳重な注意が必要なのが、TKP赤坂カンファレンスセンターのキャンセル規定です。一般的なホテル宴会場や大手貸会議室と同様に、本契約（申込書提出や合意）が締結された後は、利用日までの日数に応じてキャンセル料（違約金）が段階的に発生します。
「社内承認が下りる前に本申し込みをしてしまい、役員都合で日程変更になった際に多額のキャンセル料が発生した」「機材やケータリングの取り消し期限を見落としていた」といった失敗談は後を絶ちません。仮予約の有効保持期間（キープ期間）と、確定契約を結ぶタイミングの社内稟議スケジュールを緻密に連動させることが不可欠です。
