会館を自主開催や発表会、講演会で借用する主催者側にとって、コスト管理と予約フローの理解はプロジェクトの成否を分ける生命線です。宮崎市の公の施設であるため、基本利用料金は民間のイベントスペースと比較して非常にリーズナブルに設定されています。しかし、見積もり段階で見落としがちな加算項目が存在します。
予約方法における最大のポイントは、「受付開始スケジュールの優先順位」です。半九ホールおよび小ホールなどの大空間は、利用日の12か月前(1年前)の初日から予約抽選・申請の受付が開始されます。これに対し、研修室や会議室の単独利用は3か月〜6か月前からの受付となります。
申請フローは、宮崎市の公共施設予約システムを用いた事前空き状況照会、ならびに会館事務室窓口での本申請(使用承認申請書の提出および使用料納付)が基本骨子です。キャンセル時の返金規定については、条例により利用期日に近接した自己都合キャンセルの場合、還付が一切認められない厳格なルールが敷かれています。主催者は日程確定の確度が100%に達するまで、安易な本申請を避けるリスク管理が求められます。