ビジネスメール実務において、定型文を巡るトラブルや違和感の声は大手企業の現場からも少なからず報告されています。オフィスワーカーを対象とした実態調査やSNS上の議論を精査すると、形式的なコピペ挨拶に対する受け手側のシビアな本音が浮き彫りになります。
「9月中旬を過ぎて冷房も切れるほど涼しい雨の日に『まだまだ厳しい猛暑が続き』という定型文が届き、送信者の無関心さを感じてしまった」「最高気温38度の炎天下に『立秋を迎え、秋の気配が立つ今日この頃』と送られてきて、マナーとはいえ強烈な違和感があった」という声は後を絶ちません。これはコミュニケーション論における「認知的違和感」を引き起こし、形式美を優先するあまり相手への配慮という本来の目的が形骸化している典型例です。
とりわけテレワークやリモート商談が日常化した環境下では、相手が東京にいるのか、北海道や東北、あるいは山間部にいるのかによって、体感気温は5度から10度近く異なります。「まだまだ暑い日が続きますが」という一言を添える際、相手が所在する地域の天候や直近の気象ニュースをわずかでも意識した文言に微調整できるかどうかが、ビジネスにおける「血の通った配慮」として受け止められる分水嶺となります。
