一度は参加と回答したものの、直前の体調不良や急な慶弔・突発的な業務トラブルによって、どうしても行けなくなる事態も起こり得ます。直前でのキャンセルは会場のキャンセル料発生に直結するため、通常の断り方とは次元の異なる誠実な対応が求められます。
直前の辞退における大原則は「発覚した瞬間の電話連絡（無理なら即座のLINE）」と「自発的なキャンセル料負担の申し出」です。幹事にとって最大の恐怖は、当日の無断欠席によって発生する赤字の自腹補填に他なりません。
【同窓会をドタキャンする場合の謝罪文（LINE送信例）】
「〇〇さん、朝早く（お忙しいところ）本当に申し訳ありません。本日参加予定だった同窓会ですが、昨晩から急な高熱が出てしまい（外せない緊急の所用が発生し）、どうしても出席できなくなってしまいました。当日の直前にこのような連絡となり、ご迷惑をおかけして本当にごめんなさい。会場のキャンセル料が発生する場合は、全額私が負担しますので、お手数ですが振込先口座やPayPayなどの送金方法を教えてもらえると助かります。準備を重ねてくれた幹事の皆様に心よりお詫び申し上げます。」
このように、金銭的な不利益を幹事に押し付けない姿勢を明確に示すことで、急な辞退であっても誠意が伝わり、決定的な関係破綻を防ぐことができます。
