ホテル側が毎日届く大量の宅配便の中から、宿泊客の荷物を確実に特定できるかどうかは「送り状（伝票）の書き方」にかかっています。情報が不足している荷物は、フロントで保管場所を見失ったり、最悪の場合は宛先不明で持ち戻りになったりします。
送り状を作成する際は、以下の3つの必須項目を正確に記入してください。
1. お届け先欄：「ホテル正式名称」＋「気付」を明記
お届け先住所にはホテルの正確な住所と郵便番号を記載し、宛名欄にはホテル名に続けて必ず「フロント気付」または「気付（きづけ）」と記入します。これにより、ホテルの備品ではなく「宿泊客宛の一時預かり荷物」であることが仕分けスタッフに一目で伝わります。
同系列のホテルが近隣に複数存在する場合（例：「〇〇ホテル東京駅前」と「〇〇ホテル東京八重洲」など）は、店舗名の取り違えによる誤配が多発しています。店舗の正式名称を省略せずに書き切りましょう。
2. 備考欄・品名欄：「宿泊日」と「予約者フルネーム（カタカナ）」を記載
ここが最も重要なポイントです。品名・備考欄には、荷物の中身（衣類・日用品など）に加え、以下のフォーマットで宿泊情報を明記します。
【記入例】
「○月○日宿泊 予約者名：ヤマダ タロウ（予約番号：12345678） 衣類」
宿泊日記載ルールを遵守することはもちろん、宿泊者名カタカナ表記を添えることが極めて有効です。外国籍スタッフがフロント業務を担当する施設も増えており、難読漢字やアルファベット表記よりもカタカナ表記が最も検索照合しやすいためです。
3. ご依頼主欄：自宅住所と連絡のつく携帯電話番号
ご依頼主欄には、送り主であるあなた自身の自宅住所、氏名、そして旅行中にも必ず繋がる携帯電話番号を記入します。万が一、ホテル側が予約データと荷物を照合できなかった場合、この電話番号宛てに緊急確認が入るためです。
