鍵管理の現場において、最も恐ろしいのは「番号変更の失念」である。不動産管理業界では、退去後の清掃業者や内見希望の仲介業者へキーボックスの番号を共有することが日常茶飯事となっている。
業界団体の日本ロック工業会（JLMA）も警告を発している通り、出荷時の初期設定のまま使い続けたり、物件の部屋番号と同じ数字を設定したりする運用は防犯上極めて危険だ。一度外部へ漏れた番号は、業者が変わってもそのまま使われ続ける恐れがある。
担当者が変わるたび、あるいは工事が完了した直後に即座に番号を変更するルールを厳格化することが、物理的な防犯境界線を維持する唯一の手段といえる。
