団体利用やコートの確実な貸切を希望する場合、避けて通れないのが「宜野湾市公共施設予約システム」の活用です。ただし、このシステムを利用するには事前の利用者登録が必須条件となります。
現場取材に基づき、専用利用枠を予約する際の手順と落とし穴をまとめました。
- 窓口での団体利用者登録:事前に身分証および団体名簿等を持参し、体育館窓口または市役所関係部署で登録手続きを完了させ、利用者IDとパスワードを発行します。
- 抽選申し込み(利用前月〜前々月):市内優先枠の抽選期間内にシステムへログインし、希望日程をエントリーします。
- 確定手続きと使用料の納入:当選確定後、指定期日内に本申請と料金支払いを済ませます。期限を過ぎると自動キャンセル扱いとなりペナルティが発生する危険があります。
- 空き状況の随時予約:抽選終了後の空き枠については、先着順での予約申し込みがシステム上で開放されます。
ここで多くの団体が陥る失敗が「ネット上で予約が完了したと誤認し、支払い期日を徒過させてしまう」トラブルです。宜野湾市のシステムは、予約確定から現地窓口または指定金融機関での決済完了をもって本予約成立となる運用が存在するため、案内画面のステータス表示を最後まで見届ける必要があります。