実際に現場を預かる管理職や人事担当者は、部下の欠勤連絡のどこに不満や不安を抱いているのでしょうか。企業の管理職層を対象としたヒアリングや社内SNSのリアルな声を集約すると、休むことそのものではなく、連絡の作法や配慮の欠如に対してストレスが生じている実態が浮き彫りになります。
管理職が頭を抱える「欠勤メールのNGワースト3」
大手通信会社でグループマネージャーを務める40代男性は次のように語ります。「『体調不良でお休みします』とだけ書かれた一行メールが始業3分前に届いたときが最も困惑します。病院に行くのか、今日1日寝ていれば治るのか、何より今日の会議や顧客対応はどうするのかが一切わからない。本人が休むのは構いませんが、その後の調整コストをすべて上司に丸投げされると、正直なところ仕事への姿勢に疑問符がついてしまいます」
現場の実態調査から見えてきた、評価を一気に下げる危険な対応は以下の3点に集約されます。
- 業務の引き継ぎ・状況説明が一切ない：自分の担当案件がどうなっているのか、誰に何を依頼したのかが書かれていない状態。
- 連絡後の音信不通：「受診後に連絡します」と書きながら、夕方になっても翌日の出勤予定について音沙汰がない放置状態。
- 不適切な敬語遣いによる違和感：敬語の誤用が目立ち、ビジネス文書としての体をなしていないケース。
間違えやすい敬語表現の落とし穴
ビジネスメールで非常に頻繁に見られる間違いが「お休みさせていただきます」という表現です。「休む」という自分自身の動作に対して尊敬語の接頭辞である「お」を付け、さらに使役の助動詞「させていただく」を重ねるのは、日本語表現として過剰であり不自然と受け取られることがあります。
自分側の行為を謙って相手に伝える際は、以下の表現を用いるのが正当です。
- ✕ 不自然な表現：本日はお休みさせていただきます。
- ◯ 正しい表現：本日は休暇をいただきます。 / 本日は欠勤いたします。
- ◯ より丁寧な依頼：本日は休暇をいただきたく存じます。 / お休みをいただいてもよろしいでしょうか。
細かな言い回し一つで、受け取り手に「基本的なビジネス教養が身についている」という安心感を与えられます。
