会議室やホールの貸室予約は、加古川市が導入している「加古川市公共施設予約システム」を通じてインターネット上から行います。自宅のパソコンやスマートフォンから手軽に空き状況の確認ができるため、以前のような「窓口に直接出向かないと予定が組めない」といった手間は大幅に軽減されました。
ただし、初めてシステムを利用する場合は事前の利用者登録（ID発行）が必要です。登録手続きには身分証明書や団体の規約・活動実態がわかる書類を持参して窓口で本人確認を済ませる必要があります。福祉団体やボランティア団体として登録し減免措置を受ける場合と、一般のサークル活動として登録する場合では必要書類や審査期間が異なるため、催事の直前ではなく最低でも利用希望月の前々月には登録を完了させておくのが確実です。
貸室の予約フローは、大きく分けて以下のステップで進行します。
1. 利用希望月の前月（または指定期間）にシステム上で抽選申し込み
2. 抽選結果の確定後、空いている部屋を対象とした先着順の随時予約
3. 総合福祉会館窓口での利用料支払いおよび利用承認書の受領
特に土日・祝日の午前や午後枠は、福祉関係の定期総会や各種団体のサークル活動で数か月前から埋まりやすい傾向があります。システムの空き状況画面をこまめにチェックし、仮予約が入っていない隙間時間を狙うことが予約獲得のポイントです。
