マンホールカードを入手するにあたって、絶対に守らなければならない鉄則が存在します。それが「配布窓口へ本人が直接足を運ぶこと」「1人につき1枚の手渡し」「無料配布」の3点です。電話やメールによる取り置き、事前予約、そして郵送対応は原則として一切認められていません。
初心者が最も陥りやすいトラブルが、配布曜日による窓口の切り替えです。一般的なマンホールカードのもらい方において、平日は市役所や上下水道局の庁舎窓口で配布されているケースが多い一方、閉庁日となる土日祝日の受け取り方法は、駅前の観光案内所、道の駅、あるいは近隣の歴史博物館など、別の施設へ移管される運用が標準となっています。下調べをせずに土曜日の市庁舎を訪れ、閉ざされたシャッターの前で呆然と立ち尽くす旅行者は後を絶ちません。
遠征を計画する際は、事前に公式のマンホールカード配布場所一覧を照合し、さらに各自治体配布窓口の在庫状況を自治体公式サイトや公式SNSで直前に確かめる作業が欠かせません。人気カードやメディア露出直後の自治体では、突発的な品切れ（在庫枯渇による一時配布停止）が発生することが珍しくないためです。
