取引先や知人から「ご無沙汰しております」と連絡を受けた際、単に「お世話になっております」とだけ返すと、相手が投げてくれた配慮を受け流してしまうことになります。相手が空白期間を気に留めて挨拶をしてくれたことに対し、共感と歓迎の意を返すのがコミュニケーションの基本作法です。
返信の骨子は「こちらこそご無沙汰しております」を起点とします。これに相手から連絡をもらったことへの感謝と、相手の近況を気遣う文言を組み合わせることで、一気に誠実な印象へと昇華します。
返信メールの実践文例
【文例：一般的な取引先への返信】
「〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の田中です。
こちらこそ、すっかりご無沙汰いたしております。
〇〇様もお変わりなくご活躍のことと拝察し、嬉しく思っております。
また、お忙しいなか温かいご連絡をいただき誠にありがとうございます。
お問い合わせいただきました件につきまして、下記の通りご案内申し上げます。
〜」
返信のタイミングも極めて重要です。久しぶりの連絡に対して返信が何日も遅れると、「忘れられていたのではないか」「歓迎されていないのではないか」と相手に心理的ストレスを与えます。受領後24時間以内の速やかなレスポンスを徹底することが、再接続後の関係性を円滑に進める最大の鍵となります。
