だが、便利さの裏には落とし穴も潜んでいる。実務で頻出するトラップが「ファイルの激重化」と「リンク切れ」の2つだ。
高解像度のカラーPDFを何冊もオブジェクトとして埋め込むと、Excelファイル自体の容量が数十メガバイトに跳ね上がり、開くことすら困難になる。これを防ぐには、事前にPDFを圧縮するか、「リンクの作成」機能を活用して外部参照にとどめる工夫が必要だ。ただし、リンク作成を選択した場合、元のPDFファイルを移動したり名前を変えたりするとExcel上で開けなくなる。社内共有ファイルの場合は、埋め込みとリンクのどちらが最適か、運用ルールをあらかじめ確認しておくのが鉄則だ。
