封筒内部で応募書類が折れ曲がったり、雨天時の湿気で汚損したりするのを防ぐため、透明な無地クリアファイルに書類一式を挟んでから封筒に入れるのが現代のビジネスマナーです。
クリアファイル内での書類の重ね順には厳格な優先順位が存在します。封筒を開封した面(表面)から見た際に、以下の順番で整えられている状態が最適です。
- 郵送の場合:
- 添え状(送付状:誰が何を何枚送ったかを示す案内文)
- 履歴書(顔写真がある面を表向きにして上にする)
- 職務経歴書(複数枚ある場合は左上をクリップ留め、または重ねて配置)
- その他提出書類(ポートフォリオ、推薦状、資格証明書の写しなど)
- 持参・手渡しの場合:
- 履歴書(顔写真の面を最上部にする)
- 職務経歴書
- その他提出書類(※手渡しでは添え状は同封しない)
封筒へ書類を挿入する向きにも留意します。封筒の表面(宛名面)とクリアファイル内の履歴書表面が同じ向きになるように収めてください。また、封筒の宛名書きには黒の油性ボールペン(0.7mm〜1.0mm程度)またはサインペンを使用し、水滴で滲みやすい水性ペンは避けます。表面左下には赤色の油性ボールペンで「履歴書在中」と四角い枠線付きで記入するか、市販のスタンプを押印します。