提出書類の信頼性を高めるために欠かせないのが、落丁（ページの抜け落ち）がないことを証明する「1 / 30」といったWord総ページ数表示方法です。しかし、標準の「ページ番号」ギャラリーから安易に挿入すると、既存のテキストが消し飛ぶという落とし穴があります。
Wordのフッター領域にWordフッター文字とページ番号両方（たとえば左端に社外秘スタンプや文書タイトル、右端にページ番号）を共存させたい場合、ギャラリーのプリセットテンプレートを使ってはいけません。プリセットを選ぶと、フッター全体がそのテンプレートで上書きされ、入力済みの文字が消去されてしまうからです。
美しいレイアウトを構築する実践的な手順は以下の通りです。
まずフッター内にカーソルを置き、文字で「社内限り｜プロジェクト報告書」と入力します。キーボードの「Tab」キーを1回または2回押してカーソルを中央または右端に移動させます（標準設定でフッターには中央揃えタブと右揃えタブがあらかじめ配置されています）。
カーソルを右端に置いた状態で、「ヘッダーとフッター」タブの「ページ番号」＞「現在の位置」＞「番号のみ」を選択します。これで既存の文字列を維持したまま、現在ページ（PAGEフィールド）が挿入されます。続けてキーボードから半角スラッシュ「 / 」を入力し、「挿入」タブ＞「クイックパーツ」＞「フィールド」から「NumPages」を選択して挿入すれば、完璧な「1 / 15」形式が完成します。
なお、冊子印刷や見開き製本を前提とする文書では、Word奇数ページ偶数ページ別指定を有効化します。奇数ページの番号を右側に、偶数ページの番号を左側に配置することで、製本した際に常にページ番号が紙面の「外側」に現れるプロ仕様の組版が実現します。
