和歌山県水泳連盟が主催・公認する公式大会へ出場するためには、公益財団法人日本水泳連盟への競技者登録が必須となります。手続きはWebシステム（Web-SWMSYS）を通じて行われ、所属する学校水泳部や地域スイミングクラブ、登録団体を通じて一括申請を行います。
登録区分には「競泳」「飛込」「水球」「アーティスティックスイミング」「オープンウォーター（OWS）」「マスターズ」等があり、年度ごとの更新手続きを所定の期日までに完了させる必要があります。年度途中の移籍や追加登録に関しても連盟事務局のガイドラインに沿った手続きが求められます。
また、公認大会の円滑で公正な運営を支えているのが公認水泳競技役員の存在です。審判長、出発図、泳法審判員、計時員など、大会開催には数十名規模の有資格役員が不可欠です。連盟では毎年、競技役員資格取得のための講習会やスキルアップ研修会を定期開催しており、指導者や水泳愛好家、保護者ボランティアの積極的な受講と大会運営への参画が呼びかけられています。
