ビジネスシーンにおいて、メールの文面で「御社」を使用するのは原則としてマナー違反とみなされます。双方が相手の企業を高める敬称であるにもかかわらず、なぜ文章上では「貴社」で統一しなければならないのか、その理由は日本語の音韻構造にあります。
明治期以降に近代的な公用語が整備される過程で、「貴社」という漢語が公式文書に定着しました。しかし、電話の普及や直接対面での交渉が増加するにつれて、一つの大きな問題が発生します。「きしゃ」という発音には、会社に戻ることを意味する「帰社」、交通機関の「汽車」、新聞社などの「記者」といった同音異義語が極めて多く存在するためです。会話の中で「きしゃの意向は？」と発語すると、文脈によっては「帰社した際の意向」なのか「貴社の意向」なのか、聞き手の脳内で一瞬の混乱を招くリスクが生じます。
この音声認識の摩擦を防ぐため、口頭での会話には大和言葉の接頭辞「御（おん）」を冠した「御社（おんしゃ）」が話し言葉として広く用いられるようになりました。つまり、貴社書き言葉話し言葉の明確な境界線は、単なる形式的な縛りではなく、コミュニケーションの誤認を防ぐための実用的な知恵から生まれたものです。視覚で文字を判別できるメールや企画書、履歴書などのテキストコミュニケーションにおいては、同音異義語の混乱が生じないため、伝統的な正統表現である「貴社」を用いることが鉄則とされています。
