オフィスの経理部門や現場のビジネスパーソンを取材すると、交通費精算を巡る深刻なすれ違いが浮かび上がってきます。多くの人が「チャージした際の領収書さえ出せば経費として通る」と思い込んでいますが、税務や企業統治の現場ではその常識が通用しなくなっています。
最大の理由は、チャージした段階ではお金の移動に過ぎず、実際に業務目的で電車に乗った証明にはならないという点です。チャージした電子マネーでコンビニの買い物をしたり、休日の私用移動に使ったりすることが容易であるため、厳格な企業ほど「チャージ領収書での精算」を禁止し、「利用履歴の提出」を必須条件に指定しています。
また、インボイス制度（適格請求書等保存方式）との兼ね合いも重要です。税法上、3万円未満の公共交通機関（鉄道・バス）の運賃については、インボイス（適格請求書）の保存が免除される特例（公共交通機関特例）が適用されます。そのため、税務署への申告上は厳密な適格請求書がなくても帳簿への一定事項の記載で仕入税額控除が認められます。
しかし、社内の不正防止や実費確認の観点から、「利用日時・乗車駅・降車駅・支払運賃」が印字されたPASMO利用履歴の提出を義務付けている企業が大多数を占めます。領収書を紛失した場合の現実的な解決策としても、駅の券売機で「履歴印字」を行うことが最も確実なリカバリー策となります。
