臨終から火葬場決定までの実務は、分刻みのスケジュールで進行します。一般的な流れとしては、医師から受け取った死亡診断書（死体検案書）を添えて、岐阜市役所市民課斎苑火葬許可手続きを進める形になります。市役所本庁舎や各市民窓口事務所へ死亡届を提出すると「死体埋火葬許可証」が交付され、これを持参しなければ斎苑の炉を開くことは法的に許可されません。
一般個人が岐阜市斎苑予約状況と空き照会を直接電話で行うことも制度上は可能ですが、実務の現場では提携する葬祭業者が「岐阜市斎苑予約システム」を介して即座にオンライン枠を押さえるのが通例です。とくに冬場や季節の変わり目など死亡者が増加するピーク期には、午前中の使いやすい火葬枠から瞬時に埋まります。
もうひとつ知っておくべき実務ポイントが、岐阜市斎苑友引の受け入れ対応です。古くからの迷信である「友を引く」を気にして、多くの公営火葬場が友引の日を定期休場日に設定していますが、近年の死亡者数増加に伴い、休業日の運用は見直されつつあります。岐阜市斎苑では、年間を通じた定期清掃や1月1日〜2日等の特定年始を除き、友引であっても開場・受け入れ枠を設ける体制が整備されています。ただし、提携葬儀社や寺院側の意向によって友引を避ける慣習が依然として残っているため、日程調整時は三者の意向をすり合わせる段取りが求められます。
