いざ内々定の承諾・保留・辞退を行う際、ビジネスマナーに則った正確な文章を作成することは、無用な摩擦を避け、社会人としての信頼を損なわないための基本です。コピー＆ペーストして状況に応じて調整できる実践的な文面を公開します。
1. 内々定保留の相談メール例文
件名：内々定の承諾期日に関するご相談（〇〇大学・氏名）
本文：
〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の（氏名）です。
この度は、内々定のご通知をいただき誠にありがとうございました。
貴社からの高いご評価を大変光栄に受け止めております。
承諾期日につきましてご相談があり、ご連絡いたしました。
大変身勝手なお願いで恐縮ではございますが、現在選考が進んでいる他社の結果を受け、しっかりと納得した上で貴社への入社を決裁いたしたく存じます。
つきましては、承諾のご返答を【〇月〇日（曜日）】までお待ちいただくことは可能でしょうか。
多大なるご迷惑をおかけすることは重々承知しておりますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
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氏名（フルネーム）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 4年
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：sample@email.com
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2. 内々定辞退の丁寧なメール例文
件名：内々定辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
本文：
〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の（氏名）です。
この度は、内々定のご通知をいただき心より感謝申し上げます。
その後、自身の適性や将来のキャリアプランについて熟考を重ねました結果、大変心苦しいのですが、貴社からの内々定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
これまでお忙しい中、貴重なお時間を割いて面談やアドバイスをくださった採用担当の皆様、ならびに社員の皆様には深く感謝申し上げますとともに、多大なるご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことをご容赦ください。
貴社の益々のご発展と、社員の皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
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氏名（フルネーム）
連絡先署名
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3. 内定承諾書に同封する「添え状（送付状）」の書き方フォーマット
郵送で承諾書を返送する際は、白無地の用紙（A4サイズ1枚・PC作成推奨）で添え状を必ず同封するのがビジネスマナーです。右上に「送付日」「自身の氏名・連絡先」、左上に「企業名・部署名・担当者名」、中央にタイトル「内定承諾書類の提出について」を配置し、本文には「貴社よりいただきました内定承諾書に必要事項を記入・押印の上、同封いたしましたのでご査収いただけますようお願い申し上げます」と簡潔に記載して送付します。
