反省文は文章の内容だけでなく、提出時の形式やマナーによっても受け手の印象が大きく左右されます。「手書きかパソコンか」「用紙や封筒はどう選ぶべきか」の基準を整理しておきましょう。
【便箋・書式の選択基準】
- 手書き（便箋・縦書き）：誠意や謝意を強く示したい場合、または学校や厳格な社風の企業では反省文の便箋・縦書きマナーに沿った手書きが推奨されます。用紙は白無地、または薄いグレーや水色の罫線が入ったB5・A4便箋を使用し、黒の万年筆やゲルインクボールペン（0.5mm〜0.7mm）で丁寧に執筆します。
- パソコン作成（横書き）：事実関係の整理や再発防止策の共有を重視する現代のビジネスシーンでは、A4用紙1枚にまとめたPC作成文書が標準となっているケースも多く見られます。どちらが適切か迷う場合は、事前に上長へ「手書きとPCのどちらで提出すべきでしょうか」と確認を取るのが確実です。
【反省文の封筒の書き方と提出マナー】
- 封筒の選び方：郵便番号枠のない「白無地の二重封筒（長形4号または長形3号）」を使用します。茶封筒（クラフト封筒）は事務用であり、謝罪や反省を伝える書面には適しません。
- 表面の書き方：中央にやや大きめの文字で「反省文」と記します。
- 裏面の書き方：左下に自身の「所属部署・役職（学校の場合は学年・組）」および「氏名」を記載します。
- 手渡しの作法：上長や指導教官に直接手渡しする場合は、封は閉じず（糊付けせず）に渡すのが一般的です。郵送や代理提出を指定された場合のみ糊付けし、「〆」印を入れます。
