表面が極めてシンプルである一方、封筒裏面書き方には厳格なルールが存在します。裏面は「誰が、いつ持参した書類であるか」を企業の採用管理フロー上で特定するための重要な情報源となるためです。
記載する位置は、封筒の裏面左下です。縦書きで「提出年月日（面接当日の日付）」「郵便番号」「現住所」「氏名」をバランスよく配置します。日付は西暦・和暦のどちらでも構いませんが、同封する履歴書本体の日付表記と統一させることが鉄則です。住所は都道府県名から省略せずに書き、アパートやマンションの部屋番号まで正確に記載します。
使用する筆記用具は、油性サインペン黒（細字）または0.7mm程度の黒色ボールペンが適しています。万年筆や水性ペンは雨などの水滴でインクが滲むリスクがあり、細すぎる0.38mmなどのボールペンは角形2号の大きな封筒に対して文字が貧弱に見え、可読性を損ないます。太すぎず細すぎない、輪郭のくっきりとした黒文字で丁寧に書き上げることが、誠実な印象を与える鍵となります。
そして最も多くの人が誤解しているのが封の扱いです。手渡しの場合、のり付け不要が原則となります。封筒に糊をして「〆」マークを書いてしまうと、面接官が中身を確認する際にペーパーナイフを探したり、手で封筒を破ったりする手間（認知的負荷）を強いることになります。持参した封筒は、折り目（フラップ）を内側に軽く折るだけで、糊付けやシール留めは一切行いません。
