体育館のメインアリーナ全面や半面をクラブ活動、サークル、社内レクリエーションなどで貸し切る場合には、事前の上尾運動公園体育館予約が必須となります。これには埼玉県が管轄する埼玉県公共施設案内予約システムを利用します。
予約システムを使いこなすための重要プロセスは次の通りです。
1. 利用者登録（団体登録）：事前にシステム上で登録申請を行い、体育館窓口などの指定窓口で本人確認・団体確認を完了させてIDを取得します。
2. 抽選申し込み：利用希望月の前月（または前々月）の指定期間内に抽選のエントリーを行います。
3. 空き枠予約：抽選結果確定後、予約が入らなかった日時が先着順で開放されます。
ここで多くの利用者が直面するのが「土日祝日の抽選倍率の高さ」です。県大会や公式競技会が優先的に組み込まれるため、一般団体の土日枠は激戦となります。狙い目となるのは、平日の夜間枠（18時〜21時）や、大会と大会の合間に生じる直前のキャンセル枠です。システム上で空き状況をこまめに巡回チェックすることで、思わぬ好条件の枠を確保できるケースが多々あります。
