企業の経理担当者や個人事業主の間で最も混同されやすいのが、PASMO 履歴印字 領収書 違いと、それに伴う会計処理のルールです。この2つは法的な性質が全く異なります。
チャージ時に発行される領収書は、あくまで「現金を電子マネーという前払式支払手段に交換（預託）した」事実を証明する書類に過ぎません。この時点ではまだ運賃として消費されていないため、勘定科目上は「仮払金」や「預け金」の扱いとなり、厳密には「旅費交通費」としての損金算入は認められません。
これに対し、駅の券売機で発行できる「利用履歴印字」は、実際に「いつ、どの駅からどの駅まで乗車し、いくら支払ったか」という利用実績を証明する明細書です。PASMO 経費精算 領収書の提出を求められた際、多くの企業実務において「チャージ領収書＋履歴印字」、あるいは「出張旅費精算書＋履歴印字」のセット提出が義務付けられているのはこの構造的理由によるものです。
なお、駅の券売機で印字できる履歴は直近の利用分最大20件まで（事業者窓口や一部の高機能券売機では最大100件・26週間以内）に制限されていることが多いため、こまめな印字を怠るとデータが上書きされて証拠能力を失うリスクがあります。
