ビジネスの現場では、急な体調不良や突発的な重要会議、クライアントの緊急対応などにより、一度決まった日程の変更を余儀なくされる局面が必ず発生します。日程変更を切り出す際は、日程変更依頼の正当な理由を誠意を持って伝え、相手に生じる不都合を最小限に抑える配慮が不可欠です。
1. 日程再調整のお詫び例文（自社の都合で再調整をお願いする場合）
件名：【重要・日程再調整のお詫び】〇月〇日のお打ち合わせの件（株式会社〇〇・山田）
〇〇株式会社
営業部 部長 佐藤様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田でございます。
〇月〇日（〇）〇時より予定しておりましたお打ち合わせの件で、
大変心苦しいお願いのご連絡を差し上げました。
当日の同時間帯に、弊社代表の同席が急遽必要となる重大な顧客トラブルが発生し、
私が緊急で現場対応に入らざるを得ない事態となってしまいました。
佐藤様には貴重なお時間を確保していただいたにもかかわらず、
直前での勝手なお願いとなり、誠に申し訳ございません。
大変身勝手なお願いとは存じますが、もし可能でございましたら、
別の日程にお打ち合わせを延期させていただけないでしょうか。
代替案といたしまして、下記の日程で再度ご調整をお願いできれば幸いでございます。
【代替候補日時】
・〇月〇日（〇）11:00〜12:00
・〇月〇日（〇）14:00〜15:00
・〇月〇日（〇）16:30〜17:30
上記日程が合わない場合は、佐藤様のご都合に全面的に合わせさせていただきます。
多大なるご迷惑をおかけいたしますことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
何卒ご容赦のほど、よろしくお願い申し上げます。
日程変更の正当な理由を述べる際、詳細すぎる個人的な事情を長々と書く必要はありません。「緊急対応を要する事案の発生」「体調の急変」など、やむを得ない事情を端的に伝え、何よりも「即座に新しい候補日を複数提示する」ことが再調整の鉄則です。
2. 相手からの返信がない場合の「日程調整メールリマインド」
日程調整の打診をしたものの、数日が経過しても返信が届かないケースは少なくありません。相手が見落としているのか、多忙で後回しにしているのかを配慮しながら、催促がましくならないリマインドを送る必要があります。
件名：Re: 【お打ち合わせのご相談】〇〇に関するご提案の件（確認のご連絡）
〇〇株式会社
佐藤様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇の山田でございます。
〇月〇日に送信いたしましたお打ち合わせの日程調整メールにつきまして、
ご多忙の折、ご確認の手間をおかけし大変恐縮でございます。
その後、ご検討の状況はいかがでしょうか。
もしメールが埋もれてしまっていた場合を考慮し、再送させていただきました。
なお、先般ご提示いたしました日程が差し迫っておりますため、
改めて最新の空き状況を添えてお送りいたします。
【最新候補日程】
・〇月〇日（〇）13:00〜14:00
・〇月〇日（〇）15:30〜16:30
もちろん、ご都合がつかない場合は別の日程でも調整可能でございます。
本メールと行き違いでご返信をいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
リマインドメールを送るタイミングは、最初の連絡から中2〜3営業日空けるのがビジネスの常識です。直前の候補日を提示していた場合は前倒ししても問題ありませんが、感情的な文面は厳禁であり、行き違いへの配慮（クッション言葉）を必ず添えます。
