手紙の内容と同じくらい厳しく見られているのが、手紙を発送するまでの迅速性です。ビジネス文書以上に、実習の記憶が鮮明なうちに感謝を届けるスピード感が問われます。
基本となる実習お礼状出すタイミングは、実習が終了した「当日または翌日」の投函であり、どれほど遅くとも実習終了後3日以内が標準的な許容範囲とされています。週末を挟む場合でも1週間以内に施設へ到着させることが最低限の礼儀です。実習評価票の作成や大学・専門学校への報告が行われる前に感謝を届けることが、現場側の事務手続き上も好ましい配慮となります。
もし体調不良や提出課題の混乱などで発送が1週間以上遅れてしまった場合、どのような行動を取るべきでしょうか。多くの学生がやってしまう失敗は、気まずさから連絡を怠ったり、何事もなかったかのように通常のお礼状をポストへ投函してしまうことです。
実習お礼状遅れた場合の対処法として現場が推奨するのは、手紙を出す前にまず担当部署や実習担当者へ電話を入れ、実習の御礼とともに手紙の送付が遅れている非を簡潔に詫びるステップです。その上で、手紙の序文に「本来であれば実習終了後すぐに御礼申し上げるべきところ、諸事情により遅参いたしました非を深くお詫び申し上げます」といった遅延に対する誠実な謝罪の一筆を添える必要があります。過失をごまかさず真正面から謝罪できるかどうかも、社会人としての資質を測る重要な指標です。
