死亡叙位は、遺族が自ら役所へ出向いて直接申請する制度ではありません。故人が生前に所属していた機関（各省庁、自治体人事課、教育委員会など）が手続きの主体となります。
具体的な手続きの流れとタイムラインは以下の通りです。
1. 逝去の把握と遺族への連絡通知：
故人の逝去後、元所属先の担当部署から遺族へ連絡が入ります。叙位の対象となる資格を満たしている旨が伝えられ、申請を進めてよいかの「受諾意思の確認」が行われます。
2. 必要書類の提出と推薦：
遺族の承諾を得た後、戸籍謄本や履歴書などの必要書類を取りまとめ、所管省庁を通じて内閣府賞勲局へ推薦（上申）されます。死亡叙位は故人が亡くなった日に遡って効力が発生するため、原則として逝去後2〜3週間以内の迅速な書類提出が求められます。
3. 閣議決定と官報掲載：
審査を経て閣議決定が行われた後、国の機関紙である「官報」にお名前と授与された位階が掲載されます。逝去から官報掲載までの時期は、通常約1ヶ月〜3ヶ月程度です。
4. 位記の伝達：
官報掲載後、元所属機関の担当者を通じて、あるいは郵送・手渡しにより遺族の手元へ位記が届けられます。
