手紙や公的文書において最も基本的でありながら、現場で頻繁に誤用が見られるのが「御中」と「様」の使い分けです。大学関係者への取材や事務局の証言によると、毎年数百通に上る書類の中で、誤った二重敬称や宛名不備が散見されるといいます。宛名敬称の絶対的な原則は、宛先が「組織・団体・部署」であるか「特定の個人」であるかという1点に集約されます。
入試課宛封筒書き方詳細まとめ：部署宛てはすべて「御中」
出願書類や証明書発行願を送る際、送り先が大学名、学部名、あるいは入試課や学生課などの部署である場合は、すべて「御中」を使用します。「御中」は「その組織の中にいる皆様へ」という敬意を込めた敬称です。
正しい書き方の具体例は以下の通りです。
- 「〇〇大学 入試課 御中」
- 「〇〇大学 アドミッションセンター 御中」
- 「〇〇大学 学務部 学生支援課 御中」
やってしまいがちな誤用が「〇〇大学 入試課 様」や「〇〇大学御中 入試課御中」と重複させるケースです。組織名と部署名を並べる場合、末尾の部署名の後にのみ「御中」を1度だけ配置するのが正式なマナーです。
大学教授宛封筒宛名敬称：「教授 〇〇 〇〇 様」が正しい鉄則
大学院受験、推薦入試の事前相談、研究協力の依頼などで特定の大学教授宛てに送る場合は、個人宛てとなるため敬称は「様」または「先生」となります。ここで最も注意すべきは、「教授」という肩書と「様」の組み合わせ方です。
「〇〇教授様」と書くのは、役職名そのものに敬称を重ねる二重敬称に類する誤用です。ビジネスシーンで「〇〇部長様」が誤りであるのと同様、学術機関宛てでも避けるべき表現とされています。正式には、「〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 教授 〇〇 〇〇 様」のように、役職（教授・准教授など）を氏名の前に冠して氏名の下に「様」を添えるか、あるいは学問の指導者に対する敬称として「〇〇 〇〇 先生」と記載します。
大学宛て封筒御中二重線理由：返信用封筒の「行」「宛」を直す作法
大学から送られてきた出願用封筒や返信用封筒には、あらかじめ受取先として「〇〇大学 行」あるいは「〇〇事務室 宛」と印字されていることが大半です。この「行」や「宛」をそのままにして郵送することは、相手に対する敬意を欠く重大なマナー違反と見なされます。
差出人が受取先の組織に対して敬意を示すため、自分宛てに宛名設定された「行」「宛」を定規を用いて黒または赤の縦二重線（横書きの場合は横二重線または斜め二重線）で消し、その左側または下部に「御中」と書き直すのが日本の郵便作法の基本構造です。この一手間を省くことは、「指示を正確に理解し、相手に配慮する基礎的な事務処理能力」の欠如と受け止められるリスクを孕んでいます。
