反省文を作成する際、多くの人が直面するのが「手書きかパソコン作成か」「どのような用紙を使うべきか」という形式面の選択です。形式を誤ると、中身を読む前に「礼儀がなっていない」と心証を損ねる恐れがあります。
■ 手書きかパソコン（PC）か
社内規程に指定がない場合、一般的なビジネスの業務過誤に対する反省文は「Word等のPC作成・A4用紙プリントアウト」が主流となっています。読みやすさとデータ保管・共有のしやすさが評価されるためです。一方で、重大な規律違反や学校での反省文、あるいは伝統的な慣習を重んじる組織では、「白便箋への自筆・手書き（縦書き）」が求められるケースがあります。手書きは感情や反省の深さを物理的に伝える効果があるため、相手の価値観や社風を見極める必要があります。
■ 便箋と筆記具の選び方
手書きで作成する場合、用紙は「白無地」または「薄いグレー・薄い茶色の罫線が入った便箋（縦書き・B5またはA4）」を選びます。柄物や色付きのレターセットは厳禁です。筆記具は、黒の万年筆または黒のゲルインクボールペン（0.5mm〜0.7mm）を使用し、消せるボールペンやシャープペンシルは絶対に使用してはなりません。
■ 提出時の封筒マナー
用紙をそのまま手渡しするのではなく、白無地の和封筒（長形4号または長形3号・郵便番号枠なしが望ましい）に入れます。表の中央に「反省文」、裏面左下に「所属・氏名」を黒ペンで丁寧に記載し、糊付けして「〆」の封字を記すのが正規の作法です。
