近年主流となっているLINEやメールでの案内は、ハガキよりも気軽に連絡できる反面、言葉選びを誤ると冷淡に見えやすい特徴があります。基本の構成は「招待への感謝 ＋ 参加できないお詫びと理由 ＋ 盛会を願う言葉・幹事への労い」の3ステップです。
相手との関係性に合わせて使い分けられる、実践的な文例をご紹介します。
【文例1：グループLINEで全体に向けて返信する場合】
「お誘いありがとうございます！あいにくその日はどうしても外せない私用が入っており、参加することができません。せっかく企画してくれたのに残念ですが、当日はみんなで楽しんできてください！写真の共有などを楽しみにしています。」
【文例2：親しい幹事へ個別に断りを入れる場合】
「案内ありがとう！いろいろと企画や準備を取りまとめてくれて本当に助かります。ぜひ行きたかったのだけれど、あいにくその日は仕事（または家庭の用事）が入っていて伺えそうにありません。せっかく声をかけてもらったのに申し訳ないです。また落ち着いたタイミングで、ぜひ個別にゆっくりご飯でも行きましょう！」
【文例3：そこまで親しくない同級生・幹事へ丁寧に送る場合】
「同窓会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。大変懐かしく拝読いたしました。当日はどうしても都合がつかず、残念ながら欠席させていただきます。取りまとめでお忙しいことと存じますが、同窓会のご盛会を心よりお祈り申し上げます。」
幹事は会場の手配や出欠確認に多くの時間と労力を割いています。最後に「準備ありがとう」「取りまとめお疲れ様」という一言を添えるだけで、幹事への断り方として非常に角が立たず、温かい印象を残すことができます。
